保育園向け 行事のご案内テンプレート
行事のご案内は、運動会や発表会などの前に保護者へ配る文書です。1枚で問い合わせが完結するかどうかで、当日までの電話の数が変わります。
案内で聞かれることは決まっています。雨だったらどうなるか、駐車場はあるか、何時に行けばよいか、何を持っていくか。この4つが書かれていない案内は、必ず問い合わせが来ます。
このテンプレートは、その4つを含めた項目を並べ、出欠の返信欄を切り取り線の下に置いた形にしています。
行事のご案内（Word）を無料でダウンロード
会員登録は不要です。下のフォームを送信すると、その場でWordのダウンロードが始まります。
ダウンロードを開始しました
自動で始まらない場合は、下のボタンから取得してください。リンクの有効期限は14日間です。
ファイルを取得するうまく開けないときは info@syojin.com までご連絡ください。
このテンプレートは誰向けですか
- 保育園で園児・運営の書類を作成している方
- 担当になったばかりで、まず使える様式が欲しい方
- 今使っている様式を見直す参考にしたい方
どのような場面で使いますか
園児・運営の場面で使います。Wordで自社の内容に書き換えて使います。記入用・記入例・説明の3部が1つのファイルに入っているので、使うときは記入用だけを残してください。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 1 日時
- 開催日
- 受付
- 開会式
- 閉会式
- 2 場所
- 会場
- 所在地
- 集合場所
- 3 持ち物・服装
- 4 駐車場
- 5 雨天の場合
- 6 撮影について
- 7 その他
- 切 り 取 り 線
- クラス
- お子さまのお名前
- 参加します／参加しません
- ご参加の人数
- 参加される方の続柄
- 提出期限
文書のプレビュー
実際のファイルの記入例ページです。
| 運動会のご案内 【記入例】 | |
| 前文 | 日ごろより当園の保育にご理解とご協力をいただき、ありがとうございます。さて、今年度の運動会を下記のとおり開催いたします。… |
| 見出し | 内容 |
| 1 日時 | |
| 2 場所 | |
| 3 持ち物・服装 | 保護者競技がありますので、サンダル・ヒールでのご参加はお控えください。 |
| 4 駐車場 | 小学校の駐車場は○台分です。台数に限りがあるため、乗り合わせでのお越しにご協力ください。 |
ファイル形式
| 形式 | Word（.docx） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Word 2016以降 ／ Googleドキュメント ／ LibreOffice Writer |
| 用紙 | A4縦・余白20mmで設定済み |
| 構成 | 本文 ／ 記入例 ／ 説明 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Word 約 8 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 記入例と説明のページを削除します。ファイルの2ページ目以降が見本と説明です。使うときは1枚目だけを残してください。
- 枠で囲った基本情報を埋めます。事業所名・日付・作成者を先に入れておくと、後から版を追えます。
- 本文の「○○」を自社の内容に置き換えます。置き換え漏れがないか、保存前に「○」で検索してください。
- 自社に無い条や項目は、まるごと削除します。実態と違う条文を残すと、そこを指摘されます。
- 日付と署名欄を確認します。この2つが抜けていると差し戻しの原因になります。
カスタマイズ方法
- 条や項目の追加・削除は自由です。保護はかけていないため、自社の運用に合わせて書き換えられます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーに足してください。用紙はA4縦・余白20mmで設定してあります。
- 条番号を足し引きしたときは、本文中の「第○条に定める」という引用がずれていないかを確認してください。
利用上の注意
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
行事のご案内に書く事項
行事のご案内に書く事項は、次のとおりです。
| 書くこと | 注意 |
|---|---|
| 日時 | 開始と終了、受付の時刻 |
| 場所 | 住所と地図、集合場所 |
| 持ち物 | 数量まで |
| 服装 | 子どもと保護者の両方 |
| 駐車場 | 台数と代替 |
| 雨天時 | 判断の時刻と連絡方法 |
| 出欠の返信 | 期限と提出先 |
雨天時の扱いを、判断の時刻まで書く
行事の案内でいちばん聞かれるのは、雨だったらどうなるかです。 「雨天中止」だけでは足りません。何時に判断するか、どうやって知らせるか、中止のときは通常保育になるのかまで書いてください。
連絡方法は、連絡帳アプリの一斉送信、園のホームページ、電話連絡網など、園で使っているものを具体的に書きます。当日の朝6時に配信します、という形で時刻まで書くと、保護者が待つ時間が決まります。
延期の場合の日程も、あらかじめ決めて書いておくと、二度目の案内が要りません。
出欠の返信は、切り取り線で分ける
出欠票を別紙にすると、案内だけが手元に残って提出されないことがあります。同じ紙の下部に切り取り線を入れておくと、提出率が上がります。
返信欄には、クラス・お子さまの名前・参加する人数・参加者の続柄を書く欄を作ります。人数だけでなく続柄まで聞くと、席や資料の準備が正確になります。
提出の期限と提出先（担任・事務室・連絡帳アプリ）も、返信欄の中に書いてください。案内の本文にだけ書くと、切り取った後に分からなくなります。