保育園向け 園児台帳テンプレート

園児台帳に載せる項目

園児台帳に載せる項目は、次の3つの層に分かれます。

一番上の層は変わりません。真ん中の層は年度ごとに変わります。一番下の層は年度の途中でも変わるため、更新日の欄を持たせておくと、いつ時点の情報かが分かります。

園児台帳と児童票の違い

園児台帳と児童票は、役割が違います。

児童票は、一人ひとりの育ちや家庭の状況を継続して記録していくもので、保育所保育指針が求める記録の中心にあたります。1人につき1つのファイルになります。

園児台帳は、その中から連絡と在籍の確認に必要な項目だけを抜き出した一覧です。1園につき1枚になります。

一般には、この2つを別々に持っている園が多くあります。台帳だけにすると育ちの記録が残らず、児童票だけにすると緊急時に開くファイルが人数分になるためです。

園児台帳の更新は年度替わりだけにしない

園児台帳の更新は、年度替わりにまとめて行っている園が多くあります。実務では、それに加えて次の3つのタイミングで直しておくと、情報が古いまま残りにくくなります。

1. 入園・退園があったとき。行の追加と、退園日の記入をその場で行います
2. 連絡先が変わったとき。保護者から届出があった日を更新日に入れます
3. 進級したとき。クラスの列だけを一括で更新します

ポイントはここです。緊急連絡先が古いままだと、台帳を持っていること自体が意味を失います。

園児台帳を扱うときの個人情報の注意

園児台帳は、園の中でもっとも個人情報が集まる表になります。実務では、次の形にしている園が多くあります。

• 保管場所を事務室内に限り、持ち出す場合は管理者の確認を経る
• ファイルにパスワードをかけ、共有フォルダの閲覧権限を職員に限定する
• 退園した園児の行は削除せず、退園日を入れたまま別シートへ移す

3つ目は、卒園後に問い合わせが来たときのためです。行ごと消してしまうと、在籍していた事実の確認ができなくなります。

退園した園児の行は消したほうがよいですか。

消さずに退園日を入れ、別シートへ移す形をおすすめします。在籍していた事実の確認を求められることがあるためです。保存期間は自治体の指導や園の規程に合わせる形になります。

きょうだいが在籍している場合はどう書きますか。

園児ごとに1行を作り、保護者欄と緊急連絡先には同じ内容が入ります。備考欄に「きょうだい：○○（○○組）」と書いておくと、連絡のときに一度で済みます。