保育園向け 職員名簿テンプレート
職員名簿は、園で働いている人の情報を1枚にまとめる表です。誰が、どの職種で、どんな資格を持ち、いつから働いているか。指導監査では、この名簿と実際のシフトを照らして配置基準の確認が行われます。
多くの園では、常勤と非常勤を同じ名簿に載せ、雇用形態の列で分けています。分けて2枚にすると、園全体の人数を数えるときに足し忘れが起きるためです。
このテンプレートは、資格と健康診断の状況まで1行で見られる形にしたものです。
職員名簿（Excel）を無料でダウンロード
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このテンプレートは誰向けですか
- 常勤と非常勤を1枚の名簿にまとめたい方
- 保育士登録番号と資格を名簿で確認できるようにしたい方
- 健康診断と検便の期限を1か所で管理したい方
どのような場面で使いますか
年度ごとに1枚で作り、採用と退職のたびに直します。指導監査では、この名簿とシフトを照らして配置基準の確認が行われます。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- ふりがな／氏名
- 職種
- 雇用形態
- 勤務時間
- 保育士登録番号
- 登録年月日
- その他の資格
- 採用日
- 退職日
- 健診受診日
- 検便実施日
- 備考
Excel画面のプレビュー
実際のファイルの記入例シートです。
| 職員名簿 【記入例】 | ||||||||||||
| 園名 | ○○保育園 | |||||||||||
| 年度 | 2026年度 | |||||||||||
| No | ふりがな／氏名 | 職種 | 雇用 形態 | 勤務時間 | 保育士 登録番号 | 登録 年月日 | その他の資格 | 採用日 | 退職日 | 健診 受診日 | 検便 実施日 | 備考 |
| 1 | やまもと あきこ／山本 明子 | 園長 | 常勤 | 8:30-17:30 | 東京 第12345号 | 2001/4/1 | 幼稚園教諭一種 | 2010/4/1 | 2026/5/12 | 2026/8/1 | 防火管理者 | |
| 2 | さとう はなこ／佐藤 花子 | 主任保育士 | 常勤 | 8:00-17:00 | 東京 第23456号 | 2008/4/1 | 幼稚園教諭二種 | 2014/4/1 | 2026/5/12 | 2026/8/1 | ||
| 3 | すずき みさき／鈴木 美咲 | 保育士 | 常勤 | 7:30-16:30 | 東京 第34567号 | 2018/4/1 | 2021/4/1 | 2026/5/12 | 2026/8/1 | きりん組担任 | ||
| 4 | たなか ゆみ／田中 由美 | 保育士 | 常勤 | 9:30-18:30 | 東京 第45678号 | 2015/9/1 | 子育て支援員 | 2019/4/1 | 2026/5/13 | 2026/8/1 | うさぎ組担任 | |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） ／ PDF（印刷用） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 説明 ／ 記入用 ／ 記入例 ／ A4印刷用 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 15 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 上部の基本情報を埋めます。園名・年度・作成日などの欄を先に入れてください。
- 使わない列を削除します。自社で記入しない項目は、残しておくと空欄が並ぶだけになります。
- 1行に1件ずつ記入します。記入例シートを見ながら書くと、書き方が揃います。
- 気づいたことは備考に残します。後から見返したときに、数字だけでは分からない事情が伝わります。
- 区切りのよいところでファイルを分けて保存します。月ごと・工事ごとに分けると、後から探せます。
カスタマイズ方法
- 項目の追加・削除は自由です。ロックはかけていないため、自社の運用に合わせて変更できます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーの行に足してください。印刷範囲は自動で調整されます。
- A4印刷用シートは、手書きで記入する前提で行を高くしてあります。列を増やしたときは、印刷範囲の確認をおすすめします。
利用上の注意
- 児童福祉施設の設備及び運営に関する基準第14条は、施設に職員の状況を明らかにする帳簿を整備することを求めています。保育士として勤務するには保育士登録が必要で、登録番号を名簿に記載している園が多くあります。
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
職員名簿に載せる項目
職員名簿に載せる項目は、次の4つの層に分かれます。
| 層 | 項目 |
|---|---|
| その人を特定する | 氏名・ふりがな・生年月日 |
| どう働いているか | 職種・雇用形態・勤務時間・採用日・退職日 |
| 資格 | 保育士登録番号・登録年月日・その他の資格 |
| 健康と研修 | 健康診断の受診日・検便の実施日・受講した研修 |
3つ目の層に登録番号まで入れておくと、監査のときに資格証を探し直さずに済みます。番号だけでなく、登録年月日も入れておくと確認が早くなります。
職員名簿と配置基準の確認
職員名簿は、配置基準を満たしているかを説明するときの土台になります。
配置基準は年齢ごとに決められており、実際に基準を満たしているかどうかはその日のシフトで決まります。名簿は「誰がいるか」、シフトは「その日誰がいたか」を示します。
実務では、次の順で確認している園が多くあります。
- 名簿で、保育士資格を持つ職員の人数を数える
- シフトで、その日に勤務している保育士の人数を数える
- 年齢別の在籍数から必要な人数を出し、2つ目と比べる
ポイントはここです。名簿だけでは配置基準の説明にならず、シフトだけでは資格の確認ができません。2つをセットで持っておくと、どちらを聞かれても答えられます。
職員名簿の健康診断と検便
職員名簿に健康診断と検便の欄を持たせておくと、期限の管理が1か所で済みます。
労働安全衛生法では、常時使用する労働者に対して、雇入れ時と年1回の健康診断が求められています。給食に関わる職員については、検便を月1回または2回行っている園が多くあります。
一般には、次の形で管理している園が多くあります。
- 名簿に「直近の受診日」の列を置き、期限が近い行に色をつける
- 検便は調理担当だけでなく、配膳に関わる職員も対象にするか園で決める
2つ目は園によって運用が分かれます。自治体の指導で対象が示されている場合は、そちらに合わせる形になります。
職員名簿の更新と保管
職員名簿は、採用と退職のたびに動きます。退職した職員の行は消さず、退職日を入れて別シートに移す形にしている園が多くあります。
在籍していた事実の確認を求められることがあるためです。個人情報を含むため、保管は施錠できる場所とし、閲覧できる人を限る運用が一般的です。
よくある質問
非常勤やパートの職員も同じ名簿に載せますか。
同じ名簿に載せ、雇用形態の列で分ける形が扱いやすくなります。別々の名簿にすると、園全体の人数を数えるときに足し忘れが起きます。
保育士登録番号は必ず必要ですか。
名簿の様式は園が決めるものですが、指導監査で資格の確認が行われるため、登録番号と登録年月日を入れている園が多くあります。資格証の写しを別に綴じている園もあります。