保育園向け 保護者連絡先一覧テンプレート
保護者連絡先一覧は、緊急のときに最初に開く紙です。園児台帳にも連絡先は入っていますが、台帳は項目が多く、急いでいるときに探す表としては重くなります。
多くの園では、連絡先だけを抜き出した一覧を別に作り、事務室と各保育室に1部ずつ置いています。停電や通信障害でシステムが開けない場面を想定して、紙で持っておく形です。
このテンプレートは、その紙の側を想定して項目を絞ったものです。
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ファイルを取得するうまく開けないときは info@syojin.com までご連絡ください。
このテンプレートは誰向けですか
- 緊急時にすぐ開ける連絡先の紙を用意したい方
- 園外保育に持ち出す連絡先を毎回作り直している方
- 停電や通信障害のときの備えを見直している方
どのような場面で使いますか
事務室と各保育室に1部ずつ置き、園外へ出るときはその日の参加園児ぶんだけを抜き出して持ち出します。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 園児氏名
- 連絡先1（続柄）
- 連絡先2（続柄）
- 勤務先
- お迎え可能な人
- かかりつけ医
- 備考
Excel画面のプレビュー
実際のファイルの記入例シートです。
| 保護者連絡先一覧 【記入例】 | |||||||
| 園名 | ○○保育園 | ||||||
| クラス | きりん組（4歳児） | ||||||
| No | 園児氏名 | 連絡先1 （続柄） | 連絡先2 （続柄） | 勤務先 | お迎え可能な人 | かかりつけ医 | 備考 |
| 1 | 青木 陽翔 | 090-1234-5678（母） | 090-1111-2222（父） | ○○商事 03-1111-2222 | 青木 幸子（祖母） | ○○小児科 03-9999-1111 | |
| 2 | 井上 美桜 | 090-2345-6789（母） | 080-2222-3333（父） | ○○病院 03-2222-3333 | 井上 誠（祖父） | ○○こどもクリニック | 母は日勤・夜勤あり |
| 3 | 上田 颯太 | 080-3456-7890（父） | 080-3456-7891（母） | 自営（自宅兼） | 上田 恵子（祖母） | ○○小児科 03-9999-1111 | きょうだい在籍あり |
| 4 | 加藤 悠生 | 070-5678-9012（父） | 090-5678-9013（母） | ○○設計 03-4444-5555 | 加藤 里美（祖母） | ○○アレルギー科 | 卵アレルギーあり |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） ／ PDF（印刷用） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 説明 ／ 記入用 ／ 記入例 ／ A4印刷用 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 13 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 上部の基本情報を埋めます。園名・クラス・最終更新などの欄を先に入れてください。
- 使わない列を削除します。自社で記入しない項目は、残しておくと空欄が並ぶだけになります。
- 1行に1件ずつ記入します。記入例シートを見ながら書くと、書き方が揃います。
- 気づいたことは備考に残します。後から見返したときに、数字だけでは分からない事情が伝わります。
- 区切りのよいところでファイルを分けて保存します。月ごと・工事ごとに分けると、後から探せます。
カスタマイズ方法
- 項目の追加・削除は自由です。ロックはかけていないため、自社の運用に合わせて変更できます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーの行に足してください。印刷範囲は自動で調整されます。
- A4印刷用シートは、手書きで記入する前提で行を高くしてあります。列を増やしたときは、印刷範囲の確認をおすすめします。
利用上の注意
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
保護者連絡先一覧に載せる項目
保護者連絡先一覧に載せる項目は、連絡の順番がそのまま列になります。
| 列 | 中身 |
|---|---|
| 連絡先1 | 最初にかける番号（多くは母または父の携帯） |
| 連絡先2 | つながらなかったときの番号 |
| 勤務先 | 携帯が通じない時間帯のための番号 |
| お迎え可能な人 | 保護者が来られないときに引き渡してよい人 |
| かかりつけ医 | 受診が必要になったときの行き先 |
連絡先を優先順位の順に並べておくと、迷う時間がなくなります。番号を並べるだけでなく、どれから掛けるかまで決めておくのがこの表の目的です。
保護者連絡先一覧を紙で持っておく理由
保護者連絡先一覧を紙で持っておく園が多いのは、緊急時に電子の情報が開けないことがあるためです。
地震や停電のときは、パソコンもサーバーも使えません。園外への散歩中に何かが起きたときは、そもそも事務室にいません。
実務では、次の3か所に置いている園が多くあります。
- 事務室（原本）
- 各保育室（クラスぶんだけを抜き出したもの）
- 散歩用のバッグ（その日の参加園児ぶん）
3つ目は、園外に出るときだけ持ち出す形です。持ち出したら戻す、という運用にしておくと、紛失に気づけます。
保護者連絡先一覧の更新のしかた
保護者連絡先一覧は、園児台帳と同じ内容を持つため、二重に管理すると必ずずれます。実務では、次のどちらかの形にしている園が多くあります。
- 園児台帳を原本とし、この一覧は台帳から差し込んで印刷する
- この一覧を原本とし、台帳の連絡先欄は参照だけにする
どちらでも構いませんが、原本をどちらか一方に決めておくと、更新の抜けが起きにくくなります。更新したら、各保育室に配った紙も差し替える形にしておくと安全です。
保護者連絡先一覧が役に立つ場面
保護者連絡先一覧が役に立つのは、次の3つの場面です。
- 子どもの体調が急に変わり、お迎えを依頼するとき
- 園を閉じる判断をしたとき（台風、大雪、感染症の広がり）
- 園外で事故やけがが起きたとき
2つ目は、全員に一斉に連絡することになります。一斉連絡の仕組みを使っている園でも、届かなかった家庭には電話をかける形になります。届かない家庭が毎回同じであれば、登録の内容を見直す材料になります。
3つ目は、その場で1件だけ連絡できればよい場面です。持ち出す紙は、その日の参加園児ぶんに絞っておくと、探す時間が短くなります。
よくある質問
個人情報の管理はどうすればよいですか。
園外に持ち出す分は、その日に必要な園児だけを抜き出して印刷し、戻ったら回収する形が扱いやすくなります。保管場所と持ち出しの手順を園の規程に書いておくと、監査の場でも説明ができます。
保護者に配る連絡網としても使えますか。
この様式は園が持つための一覧なので、そのまま配布する用途には向きません。保護者間で共有する連絡網を作る場合は、掲載の可否を一人ずつ確認したうえで、別の様式を用意する形になります。