保育園向け 園児台帳テンプレート
園児台帳は、在籍している子どもの情報を1か所に集めておく表です。氏名と生年月日、クラス、保護者、緊急連絡先。この5つがそろっていると、日々の保育でも緊急時でも、探し回らずに済みます。
多くの園では、入園時に提出された児童票や家庭調査票から必要な項目だけを抜き出し、一覧の形にして事務室に置いています。原本は個別のファイル、一覧は台帳、という二段構えです。
このテンプレートは、その一覧の側を想定して項目を整理したものです。
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このテンプレートは誰向けですか
- 園児の情報が児童票と連絡帳に散らばっている方
- 緊急時に開く一覧を1枚にまとめたい主任・事務の方
- 年度替わりの進級処理を毎年やり直している方
どのような場面で使いますか
年度ごとに1枚で作り、入園・退園・連絡先の変更があったその日に直します。事務室に置いて、緊急時に最初に開く一覧として使います。
含まれる項目
このテンプレートには、次の項目が入っています。不要な項目は削除して構いません。
- 園児番号
- ふりがな／氏名
- 生年月日
- 性別
- クラス
- 利用区分
- 入園日
- 退園日
- 保護者氏名（続柄）
- 緊急連絡先
- 勤務先・第2連絡先
- 更新日
- 備考
Excel画面のプレビュー
実際のファイルの記入例シートです。
| 園児台帳 【記入例】 | ||||||||||||
| 園名 | ○○保育園 | |||||||||||
| 年度 | 2026年度 | |||||||||||
| 園児 番号 | ふりがな／氏名 | 生年月日 | 性別 | クラス | 利用 区分 | 入園日 | 退園日 | 保護者氏名 （続柄） | 緊急連絡先 | 勤務先・第2連絡先 | 更新日 | 備考 |
| 001 | あおき はると／青木 陽翔 | 2021/5/12 | 男 | ぞう組(5歳) | 2号 | 2024/4/1 | 青木 亮太（父） | 090-1234-5678 | ○○商事 03-1111-2222 | 2026/4/1 | ||
| 002 | いのうえ みお／井上 美桜 | 2022/8/3 | 女 | きりん組(4歳) | 2号 | 2025/4/1 | 井上 沙織（母） | 090-2345-6789 | ○○病院 03-2222-3333 | 2026/6/10 | 連絡先変更（携帯） | |
| 003 | うえだ そうた／上田 颯太 | 2023/1/20 | 男 | うさぎ組(3歳) | 2号 | 2026/4/1 | 上田 健一（父） | 080-3456-7890 | 自営（自宅兼） | 2026/4/1 | きょうだい：上田 結衣 | |
| 004 | うえだ ゆい／上田 結衣 | 2025/3/8 | 女 | ひよこ組(1歳) | 3号 | 2026/4/1 | 上田 健一（父） | 080-3456-7890 | 自営（自宅兼） | 2026/4/1 | きょうだい：上田 颯太 | |
ファイル形式
| 形式 | Excel（.xlsx） ／ PDF（印刷用） |
|---|---|
| 対応 | Microsoft Excel 2016以降 ／ Googleスプレッドシート ／ LibreOffice Calc |
| 用紙 | A4に収まるよう印刷範囲を設定済み |
| シート | 説明 ／ 記入用 ／ 記入例 ／ A4印刷用 |
| マクロ | 使用していません |
| ファイルサイズ | Excel 約 15 KB |
| 更新日 | 2026年8月23日 |
| 利用料 | 無料（会員登録は不要です） |
入力方法
- 上部の基本情報を埋めます。園名・年度・作成日などの欄を先に入れてください。
- 使わない列を削除します。自社で記入しない項目は、残しておくと空欄が並ぶだけになります。
- 1行に1件ずつ記入します。記入例シートを見ながら書くと、書き方が揃います。
- 気づいたことは備考に残します。後から見返したときに、数字だけでは分からない事情が伝わります。
- 区切りのよいところでファイルを分けて保存します。月ごと・工事ごとに分けると、後から探せます。
カスタマイズ方法
- 項目の追加・削除は自由です。ロックはかけていないため、自社の運用に合わせて変更できます。
- 提出先から様式の指定がある場合は、指定された様式が優先されます。この様式は、指定が無い場面や下書きとしてお使いください。
- 会社名やロゴを入れる場合は、ヘッダーの行に足してください。印刷範囲は自動で調整されます。
- A4印刷用シートは、手書きで記入する前提で行を高くしてあります。列を増やしたときは、印刷範囲の確認をおすすめします。
利用上の注意
- 児童福祉施設の設備及び運営に関する基準第14条は、施設に職員・財産・収支及び入所している者の処遇の状況を明らかにする帳簿を整備することを求めています。様式そのものは定められていません。
- このテンプレートは、法令が求める記載事項と、実務で求められることが多い項目を整理した参考様式です。特定の団体が定めた様式そのものではありません。
- 提出先から様式や記載事項の指定がある場合は、そちらが優先されます。
- 法令の要件や金額の基準は改正で変わることがあります。判断の前に、所管の官庁等で最新の内容をご確認ください。
書き方と運用のポイント
園児台帳に載せる項目
園児台帳に載せる項目は、次の3つの層に分かれます。
| 層 | 具体的な項目 |
|---|---|
| 子どもを特定する | 園児番号・氏名・ふりがな・生年月日・性別 |
| 今どこにいるか | クラス・入園日・退園日・利用区分（1号・2号・3号） |
| 何かあったときの連絡先 | 保護者氏名・続柄・携帯番号・勤務先・緊急連絡先 |
一番上の層は変わりません。真ん中の層は年度ごとに変わります。一番下の層は年度の途中でも変わるため、更新日の欄を持たせておくと、いつ時点の情報かが分かります。
園児台帳と児童票の違い
園児台帳と児童票は、役割が違います。
児童票は、一人ひとりの育ちや家庭の状況を継続して記録していくもので、保育所保育指針が求める記録の中心にあたります。1人につき1つのファイルになります。
園児台帳は、その中から連絡と在籍の確認に必要な項目だけを抜き出した一覧です。1園につき1枚になります。
一般には、この2つを別々に持っている園が多くあります。台帳だけにすると育ちの記録が残らず、児童票だけにすると緊急時に開くファイルが人数分になるためです。
園児台帳の更新は年度替わりだけにしない
園児台帳の更新は、年度替わりにまとめて行っている園が多くあります。実務では、それに加えて次の3つのタイミングで直しておくと、情報が古いまま残りにくくなります。
- 入園・退園があったとき。行の追加と、退園日の記入をその場で行います
- 連絡先が変わったとき。保護者から届出があった日を更新日に入れます
- 進級したとき。クラスの列だけを一括で更新します
ポイントはここです。緊急連絡先が古いままだと、台帳を持っていること自体が意味を失います。
園児台帳を扱うときの個人情報の注意
園児台帳は、園の中でもっとも個人情報が集まる表になります。実務では、次の形にしている園が多くあります。
- 保管場所を事務室内に限り、持ち出す場合は管理者の確認を経る
- ファイルにパスワードをかけ、共有フォルダの閲覧権限を職員に限定する
- 退園した園児の行は削除せず、退園日を入れたまま別シートへ移す
3つ目は、卒園後に問い合わせが来たときのためです。行ごと消してしまうと、在籍していた事実の確認ができなくなります。
よくある質問
退園した園児の行は消したほうがよいですか。
消さずに退園日を入れ、別シートへ移す形をおすすめします。在籍していた事実の確認を求められることがあるためです。保存期間は自治体の指導や園の規程に合わせる形になります。
きょうだいが在籍している場合はどう書きますか。
園児ごとに1行を作り、保護者欄と緊急連絡先には同じ内容が入ります。備考欄に「きょうだい：○○（○○組）」と書いておくと、連絡のときに一度で済みます。